Wszystkie dokumenty zawsze w zasięgu ręki, czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie (Comarch DMS)

Jednym ze sposobów na oszczędność czasu, wysiłku, a co za tym idzie również pieniędzy w firmie jest automatyzacja pewnych procesów. Przeanalizujmy sytuację: czasami jeden dokument musi przejść przez kilka par rąk, by zostać zatwierdzonym. Na przykład wnioski urlopowe, nowe umowy, faktury. Bieganie po całym biurze może bardzo wydłużyć cały proces, a już szczególnie wtedy, gdy pracownicy biura pracują choćby częściowo w trybie home office.

Przekazywanie z rąk do rąk, informowanie, podpisywanie i odpowiadanie na zapytania można zautomatyzować! Rozwiązaniem problemu obiegu dokumentów w firmie jest system Comarch DMS – Document Management System.

Szerokie zastosowanie systemu Comarch DMS

Do niewątpliwych zalet tego oprogramowania należy możliwość zastosowania go w różnych działach firmy. Niesamowicie przydaje się oczywiście w dziale administracyjnym, finansów i rachunkowości oraz HR, gdzie dokumentów jest zdecydowanie najwięcej (faktury, wnioski urlopowe, umowy zatrudnienia, korespondencja, itp.).

Natomiast to jeszcze nie wszystko, bowiem można wykorzystać go też w dziale IT jako narzędzie służące za helpdesk. Comarch DMS pozwala również na przydzielanie zadań i zarządzanie jakością (ISO) oraz kilka innych czynności.

Dzięki Comarch DMS różni pracownicy w firmie mogą równocześnie mieć dokumenty w zasięgu ręki oraz przekazywać je sobie dalej. Użytkownik otrzymuje również informacje na temat procesów przypisanych do dokumentu; na jakim etapie realizacji się znajduje? Jaki ma aktualny status i ile czasu pozostało do jego zmiany? Wszystkie te informacje zawarte są w oprogramowaniu.

Użytkownicy mogą być też informowani mailowo o przekazywanych do nich dokumentach czy upływającym czasie na decyzję. Mogą również otrzymywać powiadomienia, na przykład, kiedy wartość faktury przekracza wyznaczoną kwotę. Możliwości konfiguracji programu Comarch DMS są bardzo szerokie.

Jak widzisz, tak niewiele trzeba – bowiem tylko jedno oprogramowanie – aby ogromna ilość procesów w firmie została zautomatyzowana. Obieg dokumentów może być łatwy, szybki i w zasięgu jednego kliknięcia!